Részlet a Tanulmányi- és vizsgaszabályzatból:

Finanszírozási forma váltása

23. §

l)   A hallgató 12 féléven át folytathat a felsőoktatásban tanulmányokat állami ösztöndíjas képzésben. A fogyatékossággal élő hallgató támogatási ideje a hallgató kérelmére és annak pozitív elbírálása esetén négy félévvel megnövelhető.

2)   A támogatási időbe bele kell számolni minden megkezdett, állami ösztöndíjas félévet, kivéve, ha betegség, szülés, vagy más, a hallgatónak fel nem róható ok miatt nem sikerült a félévet befejezni és a Tanulmányi Bizottság a benyújtott igazolások alapján erre engedélyt adott.

3)   Ha a hallgató kimerítette a rendelkezésére álló támogatási időt, csak önköltséges formában folytathatja tanulmányait.

4)   Az adott képzéshez rendelkezésre álló támogatási idő legfeljebb két félévvel lehet hosszabb, mint az adott tanulmányok képzési ideje (még akkor is, ha nem érte el a rendelkezésre álló 12 féléves keretet). Ha a hallgató az adott támogatási idő alatt nem tudja befejezni tanulmányait, azt csak önköltséges formában folytathatja.

5)   Nem folytathatja tanulmányait állami ösztöndíjas képzésben az a hallgató, aki a kötelező és kötelezően választható tárgyakból a képzési idő feléig – az aktív félévek során – a szakon előírt összkredit 30 %-át nem teljesíti.

6)   A hallgató a tanulmányait a következő tanévben csak önköltséges formában folytathatja, amennyiben az utolsó két olyan félévben, amelyben hallgatói jogviszonya nem szünetelt,
    a)   a két félév átlagában nem szerzett meg legalább 13 kreditet (két félév alatt legalább 26-ot)
    vagy
    b)   akinek az átsorolási időszakban a súlyozott tanulmányi átlaga nem érte el a 3,50 értéket.

7)   A felsőoktatási intézmény tanévenként köteles önköltséges képzésre átsorolni azt a magyar állami (rész)ösztöndíjjal támogatott képzésben részt vevő hallgatót, aki a beiratkozáskor tett nyilatkozatát visszavonja.

8)   Ha állami ösztöndíjas hallgató jogviszonya a képzés befejezése előtt megszűnik, vagy tanulmányait önköltséges formában folytatja, akkor a helyére az azonos szakon, önköltséges formában tanuló léphet. Az átsorolásról kérelem és tanulmányi teljesítmény alapján a Tanulmányi Osztály dönt.

9)   Az átsorolási döntést minden év július 15. napjáig, tanévenként egyszer kell meghozni. Ez alól kivételt képez, ha a hallgató a támogatott féléveit a tanév közben elhasználta.

10)   Önköltséges finanszírozási formáról állami (rész)ösztöndíjas finanszírozási formára való átsorolásról csak a hallgató kérelme alapján dönthet a Tanulmányi  Osztály. Az erre vonatkozó kérelmet az aktív féléven lévő, önköltséges pénzügyi státusszal rendelkező graduális képzésen tanulmányokat folytató hallgatóknak a Neptun rendszerben kell benyújtani minden év május 1. és május 31. közötti időszakban.

11)   A posztgraduális képzésen lévő hallgatók tanulmányaikat kizárólag önköltséges finanszírozási formában végezhetik, részükre állami (rész)ösztöndíjas finanszírozási formára való átsorolás nem adható.

Felhasznált államilag támogatott / állami ösztöndíjas félévek ellenőrzése:

Minden hallgató az Ügyfélkapun keresztül ellenőrizheti azt, hogy eddig összesen hány államilag támogatott / állami ösztöndíjas félévet használt el, bármelyik felsőoktatási intézményről legyen szó. A felületet az Ügyfélkapun keresztül a “Felsőoktatási Információs Rendszer” kulcsszó alatt lehet megtalálni.

A felületre bejelentkezve meg kell adnunk az Oktatási Azonosítónkat. Ezzel az azonosítóval minden olyan hallgató rendelkezik, akinek 2006. február 1-én vagy azt követően volt hallgatói jogviszonya valamelyik felsőoktatási rendszerben. Maga az azonosító a Neptun rendszerbe belépve a Saját adatok -> Személyes adatokon belül található.

Hogyha sikeresen beazonosított minket a rendszer, akkor leellenőrizhetjük, hogy mit lát rólunk a FIR. Számunkra most a “Támogatási idő” az, amit ellenőriznünk kell.

Erre a fülre belépve lehetőségünk van a korábbi lekérdezéseinket megtekinteni, vagy újat kérni. Ha még nem használtuk a felületet, akkor az “Új kérelem” gombra kell kattintani.

Ezt követően láthatjuk, hogy mik azok a személyes adatok, amik rögzítésre kerültek a felsőoktatási intézményekben (melyek nevei rövidítve, zárójelben szerepelnek az adatok mellett).

A “Támogatási idő keret” részlegnél az alábbi inormációkat láthatjuk:

• Keret nagysága: Azt mutatja, hogy összesen (felsőoktatási intézménytől függetlenül) hány államis félévünk lehet.
• Keret felhasználás Hozott dokumentum alapján: Azt mutatja, hogyha korábban oklevelet szereztünk, akkor az alapján hány államis félévet használtunk már el.
• Keret felhasználás Képzési időszak alapján: Azt mutatja, hogy 2006. február 1-ét követően hány olyan félévünk volt valamelyik felsőoktatási intézményben, ami aktív államis félévnek minősül.
• Egyenleg: Azt mutatja, hogy jelenleg még hány államis félévünk maradt hátra.

A következő fontos részleg a “Hozott dokumentumok alapján meghatározott támogatási idő felhasználás“. Amennyiben valamelyik felsőoktatási intézmény rögzítette egy korábbi oklevelünket a Neptun rendszerében, úgy az itt számunkra is láthatóvá válik.

Itt az alábbi információkat láthatjuk:

• Kategória: Maga a dokumentum milyen kategóriába sorolható (pl. 2006. előtt szerzett felsőfokú végzettség)
• Bejelentő intézmény: Melyik az az intézmény, amelyik rögzítette a Neptun rendszerében ezt az oklevelet, majd a FIR-be beküldte
• Megszerzés dátuma: Mikor szerezte meg a hallgató ezt a dokumentumot
• Dokumentum típusa: Mi ez a dokumentum (pl. oklevél)
• Leírás: Mik azok a konkrét adatok amik bejelentésre kerültek
• Félévek száma: Ez a bejelentés hány elhasznált államis félévnek minősül.

Végezetül lentebb található egy táblázat, aminek “Teljesített képzési időszakok alapján meghatározott támogatási idő felhasználás” a neve. Itt láthatjuk azt, hogy milyen képzésen vettünk részt, illetve mely félévek milyen státuszban kerültek bejelentésre, és azok államis félévnek számítanak vagy sem.

A különböző oszlopok magyarázatai:

• Jelleg: Itt látható, hogy az adott félév beleszámít-e az államis félévek számításába vagy sem
• Képzési időszak: Amennyiben valamelyik felsőoktatási intézményben bejelentésre került egy félév, úgy itt konkrétan meg lesz nevezve (pl. 2022/23 ősz)
• Konkrét képzés megnevezése: Ezt követően a konkrét képzésünk adata fog itt szerepelni. Amennyiben több képzésben vettünk részt, úgy újabb oszlopokban láthatjuk azokat. Először a képzés neve, a képzés típusa, a képzés munkarendje, végül a felsőoktatási intézmény rövid neve lesz látható (pl. tanító; alapképzés (BA/BSc/BProf); levelező; AVKF).
  Minden féléves sorban láthatjuk, hogy milyen pénzügyi és tanulmányi státuszban került az adott félévünk bejelentésre.
• Félévek száma: Azt mutatja, hogy az adott félév hány felhasznált államis félévnek minősül. Amennyiben párhuzamosan több tanulmányt folytatott ugyanazon vagy akár más felsőoktatási intézményben, akkor többnek számíthat!

Gyakran ismételt kérdések:

K: A FIR szerint nekem 2006. előtt 7 államis félév volt felhasználva, holott csak 4 féléves volt a képzésem, ráadásul költségtérítéses formában. Mi ennek az oka?
V: Maga a FIR rendszer csak a 2006. február 1. utáni adatokat lát. Ez azt jelenti, hogy ahhoz, hogy 2006. előtti féléveket számoljon, egy felsőoktatási intézménynek be kell rögzítenie ezt az előképzettséget / oklevelet. A bejelentéskor csak az alap adatokat rögzíti, viszont lehetősége van azt is rögzíteni, hogy ez 2006. előtt hány államis félévnek minősül. Ezt azonban automatikusan nem tölthetik ki a felsőoktatási intézmények, vagyis üresen hagyják. A FIR szerint egy képzés átlagosan 7 félévnek minősül, viszont nem tudja, hogy ez valóban annyi volt vagy sem, illetve a pénzügyi státuszt se látni egy ilyen iratból, így automatikusan 7-nek minősíti.

K: Hogyan és ki tudja javítani azt, hogy a FIR-ben helyesen szerepeljen ez az adat, és tényleg annyi félév legyen elhasználtnak tűnve, mint ami a valóságnak megfelel?
V: Ehhez először az Ügyfélkapun belül meg kell néznünk, hogy pontosan melyik az a felsőoktatási intézmény amelyik rögzítette ezt az előképzettséget / oklevelet. Ott a “Leírás” részlegen belül láthatjuk, hogy pontosan hogyan került rögzítésre (milyen nyomtatvány sorszám, kiállító intézmény és dátum található ott). A felsőoktatási intézmények önmaguktól nem írhatnak be értéket (így nullát sem), ahhoz egy igazolásra van szükségük a dokumentumot kiállító intézménytől, amit viszont a hallgatónak kell kikérnie. Tehát az Ön teendője az, hogy a rögzített dokumentumot kiállító intézménnyel felveszi a kapcsolatot, kérve őket, hogy igazolják le, hogy összesen hány államis félévet használt fel a megadott képzésen 2006. előtt, majd ezt az igazolást továbbítja a rögzítő intézményhez, kérve őket, hogy a félévek számát korrigálják és jelentsék be a FIR-be. A javítás és FIR-be bejelentést követően 1-2 napon belül megszűnik a hiba.

K: A FIR rendszer szerint 7 államis félévem volt 2006. előtt, és ez a valóságnak megfelel, akkor is szükséges igazolást kérnem a korábbi intézménytől?
V: A döntés Önön múlik, mivel a felsőoktatási intézmények nem kötelezhetik a hallgatót egy igazolás bekérésére, csak akkor, ha átsorolásra kerülne a sor. Ez utóbbi esetben kell igazolást kérnie, amin szintén a 7 félév fog szerepelni (ha valóban annyi volt a felhasznált féléveinek a száma), majd a rendszerben is immáron hivatalosan megerősítésre kerül ez a szám.

K: Én valójában 10 államis félévet használtam fel 2006. előtt, de a FIR automatikusan csak 7 félévet számol. Akkor jól jártam?
V: Maguk a felsőoktatási intézmények egészen az átsorolási időszakig nem kötelezhetik a hallgatókat ezen adatok megadására, vagyis a 2006. előtti államis félévek igazolására. Ha pedig átsorolásra nem kerül sor, mert a jelenlegi képzése Önköltséges, akkor a korábbi felsőoktatási intézményen kívül (jelen állás szerint) csak Ön tudja, hogy hány államis félévet használt fel. Így a fentiek alapján “nyert” 3 államis félévet, mivel 10 helyett 7 került rögzítésre. Vegye azonban figyelembe azt, hogyha a jövőben ez később kiderül, valamint így 12-nél több államis félévet használ fel, az kellemetlenséget okozhat mindenki számára, így nem érdemes ezt kockáztatni, viszont a döntés mindenféleképpen az Ön kezében van.

K: Miért került rögzítésre és bejelentésre a korábban megszerzett képzettségem?
V: Amennyiben új képzést folytatna egy másik felsőoktatási intézményben, és a korábbi képzettségét 2006. előtt szerezte meg, akkor csak két esetben kell rögzíteni:
– Amennyiben Ön erre kéri az adott felsőoktatási intézményt,
– A jogszabályi rendelkezésekkel összhangban a hallgató által kötelezően benyújtandó, valamint a FIR-be hozott dokumentumként jelentendő oklevelek vagy bizonyítványok körébe tartozik (vagyis az adott képzés előfeltételének minősül, pl. mesterszakon vagy szakirányú továbbképzésen)
Ha úgy érzi, hogy az adott képzettsége tévesen kerülhetett rögzítésre, akkor vegye fel a kapcsolatot a bejelentő intézmény Tanulmányi Osztályával!

K: Szereztem egy oklevelet, majd utána több felsőoktatási intézményben is volt hallgatói jogviszonyom. A felületemen rögzítésre került ez az előképzettség / oklevél, azonban kettő vagy több külön sorban látható, így több felhasznált félévnek minősül, többször számolva azt. Ez miért van? Mi a megoldás?
V: Ha az előképzettségünk / oklevelünk többször szerepel a hozott dokumentumok részlegnél, akkor valamelyik bejelentő intézményben elírás történt. Az Ügyfélkapun belül láthatja, hogy melyik intézmény pontosan mit rögzített, méghozzá a “Leírás” részlegen belül (milyen nyomtatvány sorszám, kiállító intézmény és dátum található ott). Ezeknek az adatoknak minden bejelentő felsőoktatási intézményben egyeznie kell. Ha valamelyik intézményben elírásra kerül a nyomtatvány sorszám, esetleg “nincs megadva”, akkor a rendszer úgy véli, hogy ez két különböző oklevél, ezért is számítja kétszer (akár az államis féléveket is). Ezt csak a bejelentő intézmény tudja javítani az alapján, hogy a hallgató felveszi velük a kapcsolatot, majd kéri, hogy az alábbi adatokat pontosan adják meg a Neptun rendszerben:
– Végzettség típusa (főiskola, egyetem, szakközépiskola…stb).
– Intézmény neve
– Tagozat / képzés munkarendje
– Azonosító szám (ez a saját intézményi azonosító sorszám, ami az oklevelének száma)
– Befejezés dátuma
– Bizonyítvány típusa és foka
– Nyomdai sorszám (ez a bal felső sarokban található színes azonosítószám, amit nagybetűvel, egybe kell írni)
– Cikkszámnak (ez a bal alsó sarokban található, általában A.Tü.-vel kezdődik)
– Amennyiben rendelkezik igazolással, akkor az államis felhasznált félévek száma
Amint ezek az adatok javításra és a FIR-be beküldésre kerültek, úgy 1-2 napon belül megszűnik a hiba.

K: Elírás történt az egyik AVKF-es végzettségem adatában, akkor ezt ki tudja kijavítani?
V: Mindig azt kell megnézni elsődlegesen, hogy ki a bejelentő intézmény. Ha a zárójelben az AVKF szerepel, akkor az itteni tanulmányi előadóját kell megkeresnie, aki utánanéz a hibának. Azonban ha más felsőoktatási intézmény szerepelne a zárójelben, akkor az ottani Tanulmányi Osztályt és annak munkatársait kell megkeresnie.

K: Miért nem az AVKF / Önök veszik fel a kapcsolatot más intézményekkel? Miért a hallgatónak kell intézkednie?
V: A FIR rendszerben csak azon hallgatókat látjuk, akiknek nálunk 2006. február 1. után volt jogviszonya. Ha egy előképzettség / oklevél, amit Ön nálunk 2006. előtt szerzett bejelentésre kerül máshol, akkor mi csak egy igazolást tudunk kiállítani a felhasznált államis félévek számáról.
Továbbá a GDPR szerint kétféle módon láthatjuk az Ön támogatási idejét a FIR felületén:
1. Minden adat megjelenítésre kerül, azonban az intézmények nevénél vagy “Saját intézményi bejelentés”, vagy “Más intézményi bejelentés” szerepel. Így ha Ön 3 különböző felsőoktatási intézményben folytatott tanulmányokat, mi a jogszabályok szerint nem láthatjuk ezen intézmények nevét, így mindenféleképpen Önnek kell eljárnia.
2. A legrosszabb esetben úgynevezett TMIDK (“Támogatási időből kizárt”) hibát ír ki a rendszer, miszerint “Adathiba miatt a támogatási idő meghatározása nem lehetséges!”. Ekkor nem csak az AVKF, hanem más felsőoktatási intézmény sem látja az Ön adatait, így kizárólag Ön nézheti meg az Ügyfélkapuján belül, hogy mely intézmény érintett ebben a hibában, akivel fel kell vennie a kapcsolatot, hogy a hiba javításra kerüljön.

K: Olyan felsőoktatási intézményben van bejelentett dokumentumom vagy felhasznált államis félévem vagy TMIDK hibám, ahol nem is volt jogviszonyom! Ez hogyan lehetséges?
V: Amennyiben Ön beregisztrálja magát egy felsőoktatási intézménybe, úgy ott az adatai bekerülhetnek a FIR rendszerbe, nem számítva azt, hogy az Ön jogviszonya mennyi ideig tartott (így lehetett akár 1 órás jogviszonya is, ha az bejelentésre került, akkor bármelyik fentebb említett hibát okozhatja). Érdemes felvennie a kapcsolatot az érintett felsőoktatási intézménnyel, velük egyeztetve a hiba javításával kapcsolatban.

K: Alig volt jogviszonyom, mégis úgy véli a FIR, hogy felhasználtam egy aktív félévet. Miért?
V: Az előző kérdésnél is említésre került, hogy bármennyi ideig is tartott a jogviszonya, ha az aktív tanulmányi státuszú és államis pénzügyi státuszú volt, akkor az a félév elhasználtnak minősül. Amennyiben megszüntetné a jogviszonyát, érdemes előtte passziváltatnia magát, hogy ne kerüljön felhasználásra az adott féléve.

K: Befejeztem a tanulmányaimat / megszűnt a jogviszonyom és legalább 1 állami ösztöndíjas félévet jelez a FIR, így vissza kell fizetnem az összeget. Van-e erről bármi fontos tudnivalóm, esetleg részletfizetési lehetőséget vagy valamilyen kedvezményt kaphatok?
V: Erről bővebb tájékoztatást az Oktatási Hivatal tud adni, érdemes az alábbi linket megtekinteni.